Marlis Röder fragt: Im Rahmen einer Überprüfung durch den MDK stellte sich folgende Frage: Wie lange hat ein Heimbetreiber die Bewohnerakten aufzubewahren?
Antwort der Redaktion: In § 13 Abs. 1 HeimG wird aufgeführt, zu welchen Sachverhalten ein Heimbetreiber dokumentationspflichtig ist. In § 13 Abs. 2 HeimG wird die Aufbewahrungspflicht der erforderlichen Dokumentationen auf fünf Jahre beschränkt. Darüber hinaus wird in § 13 Abs. 2 Satz 2 HeimG dem Heimträger eine Verpflichtung zur Löschung aufgegeben.
In diesem Zusammenhang ist jedoch gleichzeitig darauf hinzuweisen, dass die Aufbewahrung von Bewohnerakten auch aus haftungsrechtlicher Sicht geboten ist.
Die Verjährung nach dem neuen Schuldrechtsmodernisierungsgesetz, das am 1. Januar 2002 in Kraft getreten ist, beträgt gemäß § 195 BGB drei Jahre. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass der Verjährungsbeginn nicht mit dem Zeitpunkt der Schadensverursachung zusammenfällt, sondern erst ab Kenntnis oder grob fahrlässigen Unkenntnis der anspruchsbegründenden Umstände zu laufen beginnt (vgl. § 199 Abs. 1 BGB).
Nach dieser zivilrechtlichen Verjährungsregel könnte theoretisch der Fall eintreten, dass ein Geschädigter oder dessen Rechtsnachfolger erst 20 Jahre nach der Schadensverursachung Kenntnis vom schadensbegründenden Ereignis erlangt, so dass erst zu diesem späten Zeitpunkt die dreijährige Verjährungsfrist beginnt. Hätte man die Akten nach fünf Jahren vernichtet, würde damit ein möglicher Entlastungsbeweis ausfallen. Nach der Verjährungsregel des § 199 Abs. 3 Ziffer 2 BGB ist eine Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen auf maximal 30 Jahre nach der Schadensverursachung begrenzt. Es handelt sich allerdings hierbei um eine Höchstfrist, das heißt, nach den 30 Jahren ist eine Inanspruchnahme des Schädigers unabhängig vom Zeitpunkt der Kenntnisnahme des Schadensereignisses nicht mehr möglich.
Im Heimbereich ist allerdings in der Regel davon auszugehen, dass der Zeitpunkt der Kenntnisnahme des Schadens mit dem der Schadensverursachung identisch ist, so dass generell kein Bedürfnis nach einer Abweichung der Fristenregelung nach dem Heimgesetz besteht. Nicht zuletzt sind auch die Aufbewahrungsfristen in den abgeschlossenen Versorgungsverträgen zu berücksichtigen. Diese orientieren sich jedoch überwiegend ebenfalls an der Fünf-Jahres-Frist des Heimgesetzes, so dass zumeist auch diesbezüglich keine Diskrepanzen vorliegen.