Vergabeverfahren
Aufträge europa­weit für die deutsche Textil­rei­ni­gungs­wirt­schaftBild: DTV

Öffent­li­che Dienst­leis­tungs­auf­träge, also schrift­li­che, entgelt­li­che Verträge zwischen einem Dienst­leis­tungs­er­brin­ger und einem öffent­li­chen Auftrag­ge­ber, sollten seit jeher den gemein­schaft­li­chen Regeln entspre­chen und über die Staats­gren­zen EU-weit verge­ben werden können.

Die Beurtei­lung, wer zum Kreis der öffent­li­chen Auftrag­ge­ber zählt, orien­tiert sich am Gesetz gegen Wettbe­werbs­be­schrän­kun­gen (GWB). § 99 GWB legt dies in einem umfang­rei­chen Katalog fest und definiert, wer unter Einhal­tung weite­rer Voraus­set­zun­gen ein Verga­be­ver­fah­ren durch­füh­ren muss.

Aus der Sicht des Textil­ser­vices müssen neben Polizei, Bundes­wehr, der öffent­li­chen (Justiz-)Verwaltung insbe­son­dere die Einrich­tun­gen des Gesund­heits- und Sozial­we­sens wie Kranken­häu­ser, Pflege­heime, Kinder­ta­ges­stät­ten, wenn sie nicht in priva­ter, frei-gemein­nüt­zi­ger oder konfes­sio­nel­ler Träger­schaft organi­siert sind, die verga­be­recht­li­chen Beson­der­hei­ten beachten.

Für die texti­len Dienst­leis­tun­gen kann man nach über 30 Jahren des Moder­ni­sie­rens im Europäi­schen Verga­be­recht zunächst einmal feststel­len, dass die Verfah­ren vor allem eines nicht sind: Europa­weit. Das gilt auch für die deutschen Grenz­re­gio­nen – von wenigen Ausnah­men abgese­hen. Weder Auftrag­ge­ber noch Bieter haben ein gestei­ger­tes Inter­esse. Und: Textil­ser­vice ist ein regio­na­les Geschäft. Echte Kreis­lauf­wirt­schaf­ten können nur regio­nal wirtschaft­lich und nachhal­tig funktionieren.

Essen­zi­el­les bleibt im Un(ge)wissen

Für die meisten Textil­ser­vice-Aufträge im Kranken­haus- und Pflege­heim­sek­tor gilt aufgrund des Schwel­len­wer­tes das Europäi­sche Verga­be­recht. Das heißt: textile Verga­be­ver­fah­ren außer­halb des Sekto­ren­be­reichs, die ab 2022 einge­lei­tet worden sind, müssen zwingend unter Berück­sich­ti­gung des anzuwen­den­den Verfah­rens­re­gu­la­rien und Bekannt­ma­chungs­mus­ter europa­weit ausge­schrie­ben werden, wenn sie über die gesamte Vertrags­lauf­zeit den (Netto-)Wert von 215.000 Euro ohne Umsatz­steuer übersteigen.

Für Aufträge mit einem gerin­ge­ren Volumen gilt gemäß § 106 GWB seit dem Jahr 2017 die sogenannte Unter­schwel­len­ver­ga­be­ver­ord­nung (UVgO), die sichan dem EU-Verga­be­re­gel­werk orien­tiert. Aktuell haben ledig­lich die Bundes­län­der Hessen, Rhein­land-Pfalz, Sachsen und Sachsen-Anhalt die UVgO noch nicht eingeführt.

Das Regula­rium zur Ordnung des Wettbe­werbs ähnelt in Struk­tur und Inhalt der für die inner­deut­sche Vergabe von öffent­li­chen Aufträ­gen bedeut­sa­men Verga­be­ver­ord­nung (VgV), d.h. die Verga­be­ver­fah­ren müssen einem gewis­sen Ablauf folgen, je nachdem welche Verfah­rens­art der Auftrag­ge­ber gewählt hat. In jeder Phase der Verga­be­ver­fah­ren muss für die erfor­der­li­che Trans­pa­renz Sorge getra­gen werden.

Zu diesem Zweck werden die wichtigs­ten Bestand­teile der Verga­be­ver­fah­ren und Infor­ma­tio­nen über Bewer­ber und Bieter komplett elektro­nisch veröf­fent­licht – von der Bekannt­ma­chung, über die Kommu­ni­ka­tion bis zur Zuschlagserteilung.

Die Angebots­er­öff­nung findet nun nicht mehr in irgend­ei­nem Kämmer­lein statt, sondern digital proto­kol­liert nach dem Vier-Augen-Prinzip. Bevor der Auftrag­ge­ber mit einer Bekannt­ma­chung an den Markt geht, muss das Projekt Ausschrei­bungs­reife besitzen.

Der Auftrag­ge­ber muss angemes­sene und für alle Bieter einheit­li­che Fristen festle­gen, in denen das Verfah­ren durch­ge­führt wird. „Bei der Festle­gung der Fristen sind insbe­son­dere die Komple­xi­tät der Leistung, die beizu­brin­gen­den Erklä­run­gen und Nachweise (Unter­la­gen), die Zeit für die Ausar­bei­tung der Teilnah­me­an­träge und Angebote, die Zeit für die Auswer­tung […], die gewähl­ten Kommu­ni­ka­ti­ons­mit­tel […] angemes­sen zu berücksichtigen.“

Dabei arbei­tet ein feines Regel­werk mit Berück­sich­ti­gung der Feier­tage des Bundes­lan­des, der ggf. zusätz­lich gelten­den Landes­be­stim­mun­gen und der einzu­hal­ten­den Stufen sowie frist­ver­kür­zen­den Bedin­gun­gen (vgl. § 13 Abs. 1 UVgO)

Dabei ist ein feines Regel­werk mit Berück­sich­ti­gung der Feier­tage des Bundes­lan­des, der ggf. zusätz­lich gelten­den Landes­be­stim­mun­gen und der einzu­hal­ten­den Stufen sowie frist­ver­kür­zen­den Bedin­gun­gen zu berücksichtigen.

  • Fristen und Termin­ket­ten können mit dem Fristen­rech­ner (unver­bind­lich) nach Maßgabe der deutschen verga­be­recht­li­chen Vorga­ben ermit­telt werden: www.fristenrechner.de

Eine Zeitspanne ist aller­dings nicht näher geregelt: die Frist zwischen der Zuschlags­er­tei­lung und dem Leistungsbeginn!

Diese Zeitspanne ist aber – insbe­son­dere hinsicht­lich der Liefer­ket­ten – für die erfolg­rei­che Einfüh­rung der Textil­ser­vice-Leistung (Miet‑, Leasing- oder Vollver­sor­gungs­leis­tung) essen­zi­ell, denn nur mit ausrei­chend Vorbe­rei­tungs-/Rüst­zeit gelingt eine reibungs­lose System­ein­füh­rung. Beson­ders in der aktuel­len Weltwirt­schafts­si­tua­tion stellt sich diese Phase insbe­son­dere hinsicht­lich der Preis­bin­dung mehr als heraus­for­dernd dar. Dies gilt vor allem dann, wenn sie (zu) lang bemes­sen ist.

Kurz und gut: wie lang ist denn richtig?

Die Frage nach der auskömm­li­chen Frist zwischen dem Zuschlag und dem Auftrags­start lässt sich leider nicht einfach und pauschal beantworten.Die richtige Antwort hhängt von der Komple­xi­tät des Auftra­ges ab. Grund­sätz­lich gilt aber wie bei vielen anderen Projek­ten für den Textil­ser­vice: eine gute Vorbe­rei­tung ist die halbe Miete!

Soll die Textile Vollver­sor­gung z.B. in einem Kranken­haus für mehrere Jahre funktio­nie­ren, kann die Vorbe­rei­tungs­phase nach der Zuschlags­er­tei­lung (≈ Vertrags­schluss) nicht nur acht Wochen betra­gen. Denn jetzt – nach der Ausschrei­bung – lernen sich die Vertrags­par­teien eigent­lich erst richtig kennen.

Je nach Leistungs­um­fang variiert die erfor­der­li­che bzw. ideale Zeitspanne für die Vorbereitung:

Stati­ons­miet­wä­sche: Für dieses Versor­gungs­mo­dul sind die Entschei­dun­gen in der Regel ziemlich zügig getrof­fen. Hierbei geht es weitest­ge­hend um Standard­ar­ti­kel der Bett‑, Frottier- sowie Patien­ten­wä­sche in Standard­grö­ßen, die von den Pflegen­den und Beschäf­tig­ten der Hauswirt­schaft benötigt werden.

Liegen die Mengen fest, die von jedem Artikel wöchent­lich benötigt werden, kann unter Bezug­nahme auf den Liefer­rhyth­mus die Umlauf­menge ausge­rech­net und bestellt werden. Wie schnell die Artikel dann verfüg­bar sind, hängt von den Beschaf­fungs­ver­trä­gen zwischen Wäsche­rei und Konfek­tio­när sowie der allge­mei­nen Beschaf­fungs­si­tua­tion auf den Weltmärk­ten ab.

Miet-Berufs­klei­dung: Für dieses Versor­gungs­mo­dul hängen die Entschei­dun­gen von einer ganzen Reihe von Fakto­ren ab und der Kreis der Stake­hol­der ist größer und damit vielstimmiger.

Neben den Berufs­grup­pen, die diese Kleidung tragen sollen, sitzen Arbeit­neh­mer­ver­tre­tung, Arbeits­me­di­zin und Daten­schutz häufig mit am Tisch. Der emotio­nale Faktor ist hoch, schließ­lich geht es den Mitar­bei­te­rin­nen und Mitar­bei­tern an ihre Wäsche.

Steht die Kleider­ord­nung (Sorti­ment und Wechsel­rhyth­mus je Dienst­gruppe) fest, muss zunächst der Größen­spie­gel erhoben werden. Über einen Zeitraum werden Anpro­ben mit einer Muster­kol­lek­tion durch­ge­führt und die Größen­ver­tei­lung in der entspre­chen­den Einrich­tung erfasst.

Oftmals muss die Muster­kol­lek­tion in ausrei­chen­der Menge erst produ­ziert werden, können die Anpro­be­ter­mine erst dann geplant und die Daten­grund­lage bereit­ge­stellt werden. Dabei geht es darum, die Häufig­keit der Randgrö­ßen (XXS, XS bzw. 3XL, 4XL) und Schritt­län­gen zu erfas­sen, damit Mitar­bei­te­rin­nen und Mitar­bei­ter die passende Kleidung erhalten.

Die Standard­grö­ßen (S, M, L) in Normlän­gen ließen sich fast ohne diese Maßnah­men ordern, aber die Berufs­klei­dungs­ver­sor­gung wird erst komplet­tiert, wenn die (meisten ≈ 60%) Figuren erfasst sind. Erst jetzt kann die finale Bestel­lung erfol­gen und die Konfek­tion starten.

Sind die bestell­ten Texti­lien im Textil­ser­vice-Betrieb einge­trof­fen, müssen sie für ihren ersten Einsatz erst vorbe­rei­tet werden. Neben dem Einwa­schen der Texti­lien, werden diese z.B. mittels Barcode oder RFID-Trans­pon­der gekenn­zeich­net, um sie über ihren Lebens­zy­klus verwal­ten zu können.

Sofern die Distri­bu­tion der Texti­lien (vor allem Berufs­klei­dung) über intel­li­gente Ausgabe- oder Entnah­me­sys­teme erfol­gen soll, muss hinrei­chend Zeit für die ggf. erfor­der­li­che, bausei­tige Ertüch­ti­gung eines Raumes oder die Abstim­mung des Daten­aus­tau­sches einge­plant werden. Der Kreis der Stake­hol­der wird in diesem Fall nochmals größer, denn auf die Abtei­lung Bau und Technik sowie die IT-Abtei­lung kann nicht verzich­tet werden.

Nun könnte man angesichts der komple­xen Aufga­ben­stel­lung zu der Schluss­fol­ge­rung kommen, sehr viel mehr Vorbe­rei­tungs­zeit bedeute zugleich sehr viel mehr Sicher­heit. Aber ganz so einfach ist es leider nicht. Einer­seits ist es für den Dienst­leis­ter unwirt­schaft­lich die Mietwä­sche und ‑gegen­stände zu früh zu beschaf­fen, denn der Mietpreis (insbe­son­dere für auftrags­spe­zi­fi­sche Berufs­klei­dung) lässt sich ja erst bei Leistungs­start berech­nen. Für den Auftrag­ge­ber ist es schließ­lich unwirt­schaft­lich für einen Mietge­gen­stand zu bezah­len, den er (noch) nicht nutzen kann.

Anderer­seits bedeu­tet ein Verga­be­ver­fah­ren zu einem sehr frühen Zeitpunkt – also z.B. 2 Jahre vor dem Leistungs­start, dass die Angebots­kal­ku­la­tion der Bieter die Preis­ent­wick­lung bis zum Leistungs­start und darüber hinaus einbe­zie­hen muss. Energie- und Perso­nal­kos­ten­sprünge sowie angespannte Liefer­ket­ten sind schlechte Grund­la­gen für eine lange Preis­bin­dung und sie führen ggf. zu einer unerwünsch­ten Risikokalkulation.

Der DTV Textil­ser­vice-Kosten­in­dex verdeut­lich eindrucks­voll, wie sich die für die Branche relevan­ten Kosten in den vergan­ge­nen Monaten im Vergleich zu den vorher­ge­hen­den 10 Jahren entwi­ckelt haben.

Die fragen, die es (besser) wissen!

Die Auftrag­ge­ber haben das Leistungs­be­stim­mungs­recht! In Ausschrei­bungs­ver­fah­ren werden mitun­ter eine Vielzahl von Nachwei­sen, Zerti­fi­ka­ten und Erklä­run­gen verlangt, die nur einen gerin­gen Aussa­ge­wert auf die eigent­li­che Dienst­leis­tung haben. Es herrscht die Auffas­sung vor, dass das Verga­be­recht den Auftrag­ge­ber einschränkt und der Forma­lis­mus EU-immanent ist.

Aber wenn gar nicht konkret bekannt ist, welche Rahmen­be­din­gun­gen die Leistung beein­flus­sen und wie viel Vorbe­rei­tungs­zeit ausrei­chend ist? Was liegt näher als die zu fragen, die es wissen? Im Rahmen eines Verga­be­ver­fah­rens kann z.B. durch das Abfor­dern eines Versor­gungs­um­stel­lungs- bzw. Versor­gungs­ein­füh­rungs­kon­zep­tes jeder Bieter nach den Meilen­stei­nen, den Mitwir­kungs­pflich­ten und den Fristen gefragt werden.

Erhal­ten Auftrag­ge­ber unter­schied­li­che oder gar unplau­si­ble Angaben zurück, können sie verga­be­rechts­kon­form Aufklä­rungs­fra­gen an den oder die Bieter stellen. Dabei kann es nach § 15 Abs. 2 S. 1 VgV etwa um Infor­ma­tio­nen über die geplante Art der Durch­füh­rung des Auftrags, die Beschaf­fungs­quel­len oder über die Angemes­sen­heit des Preises beim Bieter gehen , wenn beson­de­res Infor­ma­ti­ons­be­dürf­nis besteht. Werden solche Konzepte als Bewer­tungs­kri­te­rien einge­setzt, können gute, plausi­ble Konzepte auch entspre­chend bewer­tet werden.

Im Ergeb­nis liefert das Verga­be­ver­fah­ren auf diese Weise Antwor­ten, die nicht aus einer Verord­nung resul­tie­ren, sondern sich durch die richtige Frage-/Aufga­be­stel­lung konkret auf die Dienst­leis­tungs­ein­füh­rung bei diesem Auftrag­ge­ber im ausge­schrie­be­nen Umfang beziehen.

Andreas Fastenau